Coach empresarial conta como organizar o trabalho em 5 passos

Em um ambiente empresarial é muito comum tarefas urgentes ou consideradas prioritárias se sobreponham umas às outras. Essa falta de planejamento pode prejudicar o andamento das atividades, atrasar entregas e, a longo prazo, afetar a empresa como um todo.

Segundo um relatório do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), publicado ano passado referente à 2016, 18% dos empreendimentos teriam evitado fechar as portas se tivessem planejamento de negócio, e a falta desse mesmo planejamento é responsável pelo fechamento de 25% das empresas no País.

No final de 2017, o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) divulgou que o Brasil fechou mais empresas do que abriu em 2015. Em 2016, o número de pedidos de falência cresceu 12,2%. Além disso, de acordo com o Sebrae metade dos empresários considerou 2017 pior do que o ano anterior.

Solução
Para a coach empresarial Leila Arruda, apesar de parecerem coisas simples, organização, calma e comunicação são os principais pilares para um bom planejamento de atividades – de curto e longo prazo – que empresários costumam adiar sob pena de prejudicarem seu negócio.

“Muitas vezes, no nosso dia a dia, nós não sabemos o que é prioridade. Trabalhamos o dia inteiro, para no final ficarmos com a sensação de não ter sido produtivo ou de não realização do que deveria ser feito.”, conta.

Por isso, Leila fez uma lista de indicações para aprender a planejar e não cair nesse mau hábito que parece inofensivo, mas já provou ser prejudicial para o funcionamento de uma empresa.

Organização
A primeira coisa a se fazer quando chegar ao trabalho, independente do seu cargo, é criar uma lista de tarefas para o dia antes de checar e-mails. “Não importa se já está na agenda, e-mail ou cronograma. A lista é algo que podemos apagar e refazer, está no nosso alcance e preparado para possíveis imprevistos. Nela, é importante escrever tudo o que tem que ser feito durante o dia, mesmo as que não são prioridades.”, explica.

“Quando você tem uma lista de prioridades, o profissional fica mais produtivo e posterga menos, porque tem uma direção do que cumprir durante o dia.”, finaliza a especialista.

Prioridade em números
Após terminar a lista, o indicado é elencar cada atividade por urgência, de 0 a 10. O que está atrasado deve ser de prioridade máxima, o que é para a parte da manhã em segundo lugar, e assim por diante.

Caso algumas atividades estejam empatadas, Leila indica que o próximo passo é o que demora menos tempo para ser feito. “Se fizermos primeiro a que demora mais, significa mais tempo para entregar duas prioridades. Por isso, o mais rápido deve vir na frente e agilizar o processo”, conta a coach.

Prazo
Outro hábito importante para cumprir as obrigações é estipular prazos para as tarefas, mesmo as que não tenham um deadline definido pela empresa, com data e horário. “Dessa forma, a organização fica ainda mais efetiva e o profissional consegue determinar o quanto de coisas consegue fazer durante o dia ou a semana. Os atrasos ficam mais evidentes, e, se bem feito, nada fica de fora.”, explica Leila.

No caso de um gestor de equipes que precisa coordenar as atividades de outras pessoas, estipular prazos é ainda mais importante. Assim, a comunicação com quem está realizando as atividades é fundamental para determinar prazos justos e adequados para cada função e funcionário que realiza.

“Não adianta estipular um prazo impossível, tanto pra você mesmo quanto para outros, pois além de estar sempre atrasado, a pressa é inimiga da perfeição. Além disso, o gestor deve ter atenção: se o funcionário falar que precisa de x tempo, você sabe que, na próxima vez, vai precisar desse mesmo tempo.”

Comunicação
É normal surgirem atividade e imprevistos ao longo do dia. Nesses casos, primeiro analise onde a novidade se encaixa na lista de prioridades, mas, mais importante que isso, se vai atrapalhar as demandas antigas.

“Novas demandas só dão problema quando a pessoa não avisa que já tem outra prioridade. No final, ela acaba não entregando uma delas, ou atrasando as duas. Deixa de ser produtivo e se torna uma bola de neve de atrasos, afinal, se tudo é prioridade, nada é prioridade.”, reforça Leila.

Segundo a especialista, geralmente, esse acúmulo de demandas acontece quando não respeitamos nossa agenda e capacidade. “Não tem problema avisar para o chefe, o cliente ou colega de trabalho que não poderá entregar o serviço naquele momento, ou fazer a reunião nessa mesma hora. Caso realmente não dê para adiar, vale informar que outras atividades precisarão de um prazo maior. O medo de não agradar o outro deve ser evitado”.